Главный бухгалтер является одной из ключевых фигур на предприятии. От его работы зависит репутация фирмы в глазах контрагентов, а также наличие или отсутствие претензий со стороны контролирующих органов, таких как налоговая инспекция, фонд социального страхования и других. При возникновении ошибок в работе главбуха организацию ожидают штрафы. Поэтому руководителю нужно осуществлять контроль над деятельностью бухгалтерии.
ТОП-4 распространенных бухгалтерских махинаций
Если главный бухгалтер «не чист на руку», он будет проводить махинации с финансами компании в свою пользу или в пользу заинтересованных лиц. Самые распространенные схемы утечки средств компании:
- «Мертвые души». При выплате заработной платы деньги по ведомости перечисляют подставным лицам, которые не работают на предприятии.
- Неизвестный перевод. Бухгалтер оплачивает услугу, которая фактически не была получена фирмой, путем перевода денег на банковский счет заинтересованной компании.
- Незакрытый подотчет. Сотрудник выписывает себе в подотчет деньги и тратит на личные нужды, а в отчет прикладывает расходные документы, не относящиеся к деятельности предприятия.
- Сговор с контрагентами или кладовщиком. В такой схеме замешаны третьи лица, которые договорившись между собой, отгружают на склад товар несоответствующего качества за откат.
Это только те случаи, когда главбух намеренно совершает хищения у компании. Но у бухгалтера также могут быть непреднамеренные ошибки в расчете налогов, при составлении баланса или при совершении других операций. А любые ошибки в налоговых декларациях повлекут внеочередные проверки, штрафы, блокировку банковского счета и другие последствия.
Чтобы избежать проблем, руководителю нужно регулярно проверять работу главбуха. Он может делать это самостоятельно, если обладает достаточным уровнем знаний, путем создание дополнительного контрольного отдела на предприятии или с помощью привлечения сторонней организации для бухгалтерского аудита.
Как понять, что что-то идет не так?
Когда предприятие регулярно получает предупреждения или штрафы от налоговой инспекции, то руководитель сразу понимает, что в бухучете существуют явные проблемы. Но как понять, что бухгалтер плохо ведет учет, если претензии от контролирующих органов отсутствуют?
Одним из сигналов того, что в бухучете не все в порядке, является отказ банков или инвесторов в предоставлении денег, либо оформление ссуды под очень большие проценты. При принятии решения о выдаче кредита финансовые организации тщательно изучают отчетность заемщика и оценивают перспективы дальнейшего развития, ведь именно от этого будет зависеть возврат заемных средств. Если отчет плохо составлен или информация о компании искажена, то в кредитовании будет отказано.
Также руководителя должно насторожить отсутствие порядка в ведении первичных документов. Если в бухгалтерии отсутствуют акты, накладные, договора или счета, значит, хозяйственные операции не отражены в учете. Это приведет к искажению данных в отчетности и неправильному расчету налогов.
Способы проверки бухгалтера
Директор нанимает специалиста и платит ему деньги. В обмен на это он хочет получить надежного сотрудника, который будет добросовестно выполнять свои обязанности. На практике не всегда нанятый бухгалтер работает в интересах фирмы. Руководитель может проверять бухгалтерию следующим образом:
- Контролировать сроки сдачи отчетов;
- Самостоятельно подписывать платежные поручения и ведомости на выплату зарплаты;
- Следить за движением наличных денежных средств.
Чтобы исключить вероятность вступления в сговор бухгалтера с другими сотрудниками, директору нужно поддерживать хорошие отношения с коллективом. В таком случае сотрудники не захотят проводить махинации за спиной у руководства.
Внутренний аудит
У руководителя не всегда есть время, чтобы контролировать работу бухгалтера. К тому же у него может не хватать знаний в области бухучета для объективной оценки действий специалиста. Поэтому на предприятии может быть создано специальное подразделение внутреннего финансового контроля.
Внутренние аудиторы постоянно проводят мониторинг изменений в действующем законодательстве, контролируют бухгалтерский учет в компании и проверяют отчетность. Сотрудники отдела финансового контроля подчиняются напрямую директору и сообщают ему о нарушениях или махинациях в бухучете.
Такие службы чаще всего создают на крупных предприятиях, у которых достаточно ресурсов на создание еще одного подразделения. Средний и малый бизнес не могут себе позволить добавить в штат несколько специалистов.
Внешний аудит
Одним из самых эффективных способов проверки главного бухгалтера является внешний аудит. Для некоторых компаний его проведение является обязательным. В основном под обязательный аудит попадают крупные предприятия, с годовым доходом более 800 миллионов рублей или суммарными активами свыше 400 млн. руб.
Небольшие фирмы не обязаны проводить ежегодную аудиторскую проверку. И руководитель не всегда готов инициировать аудит по собственному желанию. В таких случаях он думает, что если проверка не выявит ошибок, то деньги будут потрачены зря. На самом деле проведение внешнего аудита имеет ряд преимуществ:
- контрольные мероприятия проводятся квалифицированными специалистами;
- аудитор – независимое лицо, которое работает в интересах директора, и не будет скрывать нарушения;
- проверку можно проводить с любой периодичностью.
Аудитор не только выскажет мнение о достоверности отчетности, но и даст практические рекомендации по улучшению учета, изменению учетной политики и оптимизации налогов.
Периодическая проверка бухучета на предприятии, проводимая внутренней службой финансового контроля, руководителем или независимой аудиторской фирмой убережет от денежных потерь, утраты деловой репутации и проблем с налоговой инспекцией. Директор может и должен контролировать работу главного бухгалтера, так как он несет ответственность за все аспекты деятельности компании.
